Convocation d’AG : délais, envoi et vote par correspondance
La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant l’assemblée, par lettre recommandée ou par e-mail aux copropriétaires qui l’ont accepté, avec l’ordre du jour, les documents utiles au vote et le formulaire de vote par correspondance.
Préparer mon vote d’AGEscalier B › Articles, mis à jour le 12 octobre 2026
Le délai de 21 jours
Le décret du 17 mars 1967 (article 9) fixe la règle : sauf urgence, la convocation est notifiée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long. Ce délai se compte à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, du lendemain de l’envoi pour une notification électronique, ou du jour de la remise en main propre contre émargement.
Dans la pratique, prenez de la marge : une lettre recommandée peut mettre plusieurs jours à être présentée. Envoyer quatre semaines avant l’AG évite de compter au jour près.
Comment l’envoyer
- Lettre recommandée avec avis de réception : le mode par défaut.
- Voie électronique : seulement pour les copropriétaires qui l’ont accepté expressément ; gardez une trace de leur accord.
- Remise en main propre contre émargement ou récépissé.
Pour une petite copropriété, mélanger les modes est courant : un e-mail pour ceux qui l’ont accepté, une lettre recommandée pour les autres.
Ce qu’on joint à la convocation
La convocation contient l’ordre du jour, avec les projets de résolution. Pour une décision qui engage une dépense, comme le DPE collectif, on joint les documents qui permettent de voter en connaissance de cause : les devis, la grille de comparaison, la répartition prévue de la dépense. Une pièce manquante peut fragiliser le vote.
Le formulaire de vote par correspondance est lui aussi joint à la convocation : son absence a déjà servi d’argument pour contester une assemblée devant le tribunal.
À retenir
- Au moins 21 jours avant l’AG, comptés à partir du lendemain de la première présentation.
- Recommandé, ou e-mail pour ceux qui l’ont accepté.
- Ordre du jour, résolutions, devis et formulaire de vote par correspondance joints.
- Formulaire reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant l’AG.
Le vote par correspondance
Tout copropriétaire peut voter par correspondance avec le formulaire joint à la convocation. Pour être pris en compte, le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion. Si le copropriétaire vient finalement à l’assemblée, son formulaire n’est pas pris en compte. Et si une résolution est modifiée en séance, les votes « pour » envoyés par correspondance sur cette résolution ne comptent pas : rédigez donc la résolution du DPE collectif au plus près de ce qui sera voté.
Les pouvoirs
Un copropriétaire absent peut donner un pouvoir à la personne de son choix. Un mandataire ne peut pas recevoir plus de trois délégations, sauf si le total de ses voix et de celles qu’il représente ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat (article 22 de la loi du 10 juillet 1965). Le syndic, même bénévole, ne peut pas recevoir de pouvoir. Pensez à le rappeler dans la convocation.
La majorité pour le DPE collectif
Le DPE collectif se vote à la majorité simple de l’article 24 : la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance. Les abstentions ne comptent pas. Une petite copropriété réunit donc facilement la majorité, à condition que la convocation soit régulière.
Un calendrier qui laisse de la marge
Pour une AG fixée un samedi de mai, comptez à rebours : demandez les devis six semaines avant, préparez la convocation et les résolutions dans la semaine qui suit leur réception, et postez les lettres recommandées quatre semaines avant la date. Envoyez les e-mails le même jour, pour que tout le monde ait les mêmes pièces au même moment. Rappelez la date limite du vote par correspondance dans la convocation elle-même.
Après l’assemblée
Le procès-verbal est notifié aux copropriétaires opposants ou défaillants dans le mois qui suit l’assemblée ; ils disposent alors de deux mois pour contester une décision. C’est une raison de plus pour soigner la convocation : une décision prise sur une convocation irrégulière est plus facile à attaquer.
Voir aussi Syndic bénévole : le DPE collectif pas à pas et Comparer deux devis de DPE collectif.
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Questions fréquentes
Peut-on convoquer l’AG par e-mail ?
Oui, pour les copropriétaires qui ont accepté expressément la notification électronique. Pour les autres, la lettre recommandée avec avis de réception reste la règle.
Le délai de 21 jours inclut-il le jour d’envoi ?
Non. Il court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, ou du lendemain de l’envoi pour un e-mail.
Jusqu’à quand peut-on voter par correspondance ?
Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion.
Le syndic bénévole peut-il porter des pouvoirs ?
Non. La loi interdit au syndic de recevoir un mandat pour représenter un copropriétaire.
Sources : ANIL, la convocation à l’assemblée générale de copropriété ; Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 22 et 24 (Légifrance).